¿Tienes problemas para incorporar talentos a tu empresa? Pues contar con una base de datos de candidatos es una de las mejores alternativas al momento de elegir a las personas adecuadas.
En el mercado laboral actual, encontrar candidatos acordes al perfil que necesitas cubrir en tu empresa es una tarea que puede ser extenuante y costosa. Afortunadamente, existen formas de ahorrar tiempo y dinero en el proceso de selección de personal; la base de datos de candidatos es una de ellas.
Crear y actualizar constantemente tu base de datos de candidatos es una acción vital para asegurar las necesidades de contratación a corto y largo plazo. Sobre todo, para hacerlo sin que represente drenaje continuo de tus finanzas.
El banco de candidatos puede ser el activo más valioso de una empresa, ya que es la fuente más grande de talento, así que debe estar bien preparada. Aun así, la realidad es que muchos departamentos de recursos humanos no saben cómo sacar provecho a su base de datos de candidatos.
Existen cientos de compañías que aún gestionan su base de datos de recursos humanos en Excel e incluso en papel, algo que no es muy efectivo si quieres apostar por la rapidez y la eficiencia. Por ello, hoy te traemos la información necesaria sobre qué es la base de datos de candidatos, sus principales características, cómo crearla y sus beneficios.
¿Qué es una base de datos de candidatos y para qué sirve?
Una base de datos de candidatos es el sitio donde se recopila y gestiona toda la información relativa a perfiles de candidatos y los procesos de selección. Todo en un solo lugar, sin importar la estrategia de reclutamiento que se utilice.
A continuación, te comento todos los beneficios que supone tener una base de datos robusta y reutilizable.
Beneficios de tener una base de datos de candidatos
Poseer una buena base de datos de candidatos te otorga una ventaja competitiva con respecto a otros negocios o empresas, ya que te permite:
- Reducir el costo de reclutamiento al disminuir el tiempo de selección de candidatos, lo que aumenta en gran medida la efectividad del departamento de RR. HH.
- Analizar datos y realizar informes para visualizar mejor los avances del proceso de reclutamiento. Facilitando la toma de decisiones al respecto.
- Encontrar perfiles calificados, pues en muchos casos, el profesional evaluado ha pasado por un proceso de selección previo. Esto hace más sencillo reconocer que cuenta con competencias que se adaptan a las necesidades de la empresa.
¿Cómo hacer una base de candidatos?
Ahora que ya conoces los beneficios de tener una base de datos de candidatos, veamos qué pasos hay que seguir para crear una:
1. Busca a tus candidatos en el lugar correcto
Publica las vacantes y ofertas de trabajo en las fuentes de reclutamiento que mejor se correspondan a las necesidades de la empresa. Una base de datos con un sinnúmero de candidatos no adecuadamente filtrados o seleccionados puede ser un arma de doble filo.
En lugar de facilitar la búsqueda, provocará que se requiera de mucho tiempo para analizar los perfiles que integran la base de datos.
Ten en cuenta que una base de datos de candidatos no es una lista de contactos de correos electrónicos. Si no buscas en el sitio adecuado, encontrar el perfil ideal para las vacantes puede ser como buscar una aguja en un pajar.
2. Controla qué entra en tu base de datos
Establece y aplica filtros y procesos de control, regulando la cantidad y la calidad de los perfiles que serán parte de tu terna de candidatos.
Puedes decidir registrar únicamente aquellos que cumplan con los siguientes aspectos:
- Recomendados por algún empleado.
- Aquellos que han llegado en segundo lugar en algún proceso previo.
- Estudiantes de ciertas universidades o carreras.
3. Accesible a todo tu equipo de reclutamiento
La base de datos de candidatos debe ser accesible a los responsables de la gestión de recursos humanos y el proceso de reclutamiento.
No sin que antes conozcan los criterios para seleccionar los perfiles de colaboradores. De manera tal que, quien tenga acceso a la base de candidatos pueda agregar o eliminar elementos en dependencia de, entre otras cosas, los valores de la empresa, el perfil del cargo y las calificaciones necesarias.
4. Clasifica a tus perfiles
Ten presente que la eficiencia de tu base depende de qué tan sencillo resulte encontrar el candidato más adecuado para las vacantes. Por eso, clasifica a los candidatos a medida que los integras a la base de datos, por ejemplo, siguiendo los criterios de:
- Las principales habilidades del candidato.
- Previamente entrevistado: esto te permitirá ahorrar tiempo, ya que agruparás a los que han pasado por un proceso de selección en tu empresa. También crea subcategorías para indicar hasta qué nivel del proceso de selección llegaron.
5. Mantén tu presencia
Una vez has construido tu base de datos de candidatos, es muy importante que los que componen estos perfiles se sientan conectados e interesados por la empresa:
- Envíales las vacantes antes de publicarlas en otros medios.
- Hazles llegar una newsletter o un email con datos interesantes o informaciones mensuales sobre la compañía. Así irán conociendo el funcionamiento detrás de bastidores y seguirán entusiasmados con la idea de trabajar para ti.
- Contáctalos de modo directo si aparece una vacante para la cual son perfectos. Demuestra interés en su perfil, pues esto aumenta su afán por la posición.
6. Haz mantenimientos periódicos
Este paso es fundamental para que tu base de perfiles profesionales te dé resultados positivos. Dedica un tiempo y establece cronogramas para limpiarla y organizarla.
- Maneja los duplicados para que no consumas espacio innecesario ni envíes correos electrónicos dobles.
- Permite que los candidatos puedan salir voluntariamente de la base de datos. Es decir, si envías correos con regularidad, debes dar la opción de darse de baja por si han perdido interés en las vacantes que propones.
Para resumir, una base de datos de candidatos es una herramienta que te permitirá obtener muchas ventajas en el reclutamiento respecto a tus competidores. Además, te ayudará a reducir los costos de este proceso de incorporación laboral.
Si sigues los pasos que te hemos dado para crear tu base de datos de candidatos, en poco tiempo podrás estar potenciando la eficiencia de tu departamento de personal.
