Una matriz de polivalencia, versatilidad o de competencias, como también se le conoce, es una herramienta utilizada por muchas empresas para categorizar a sus empleados; tomando en cuenta sus habilidades y capacidades, para luego definir en qué puesto o sector de la empresa serían mejor aprovechados. Esto ayuda a los empleados a hacer más trabajo y también permite que la empresa sea más eficiente en la forma en que utilizan sus recursos.
Una matriz de polivalencia se puede utilizar para muchos propósitos diferentes. Un ejemplo de ello es, el que una organización necesite crear un nuevo puesto o querer reasignar a alguien de un puesto a otro. Una matriz de versatilidad les ayudará a encontrar la mejor opción para ambas partes involucradas.
¿Cuáles son los beneficios de una matriz de habilidades?
Una matriz polivalente ayuda a impulsar el rendimiento de una empresa de muchas maneras. No solo es beneficioso para el equipo, sino también para el individuo, la organización y los potenciales clientes, tanto internos y externos.
Beneficios de implementar la matriz de polivalencia:
- Equipo: Básicamente esta es una herramienta para ayudar al equipo en su conjunto. Con esta metodología se obtiene una descripción general rápida de las habilidades presentes y faltantes.
En cuanto a la ausencia de algunas habilidades, se pueden cubrir llevando a cabo procesos de contratación de personal con cuenten con ellas. Además, el equipo tiende a ser más consciente de sus propias debilidades y puede tener más cuidado para evitar que aquellas faltantes, interfieran con el rendimiento.
- Individual: Una matriz de competencias también ayuda al individuo a doblegarse, otorgándole una idea de sus propias habilidades y lo que estas aportan. Este es un excelente punto de partida para las oportunidades de aprendizaje y desarrollo.
En segundo lugar, hace que el individuo sea consciente de las destrezas necesarias para un desempeño exitoso del equipo. También comunica expectativas, ya que la matriz muestra los recursos en los que se espera que el individuo sobresalga.
- Organizaciones: A mayor escala, la organización obtiene una visión general de las competencias disponibles y las áreas de mejora, lo que les permite invertir su presupuesto en formación y desarrollo para operar mejor. Además, estas matrices de polivalencia pueden ayudar a redistribuir el talento interno a los lugares más necesarios.
- Clientes: Como último punto, los clientes, quienes recibirán un mejor servicio. Realmente no importa si son clientes internos o externos. Los equipos han creado conciencia sobre las habilidades perdidas que ayudan a evitar trampas.
¿Cuáles son los pasos involucrados en la creación de una matriz de competencias?
Los siguientes pasos constituyen la creación de una matriz de competencias
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Define habilidades relevantes para el proyecto o equipo
Las matrices de polivalencia generalmente las crea un gerente o el departamento de recursos humanos, para mejorar el desempeño del equipo de trabajo. Un ejemplo seria, que un gerente considere evaluar qué habilidades faltan para evitar que el equipo no alcance a cumplir con los plazos, los conflictos internos u otros costos más adelante.
En este caso se iniciaría con una evaluación de desempeño dirigida a las habilidades y competencias necesarias para completar un determinado proyecto. Esto también contribuye a las competencias en las que evaluará a los miembros de un equipo, ya que le impide crear una larga lista de habilidades que quizá sean irrelevantes.
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Califique a los miembros del equipo en sus niveles de habilidad actuales
Para el segundo paso, debe evaluar a los miembros del equipo en sus niveles de habilidad actuales. Esto se puede hacerse de manera muy simple, solo preguntándoles.
Un instrumento frecuentemente utilizado para evaluar competencias es la retroalimentación de 180 grados, que evalúa las habilidades de un empleado preguntándose a sí mismo, a sus colegas y al gerente directo.
Otra alternativa, e incluso aún mejor, es la evaluación de 360 grados. Además del instrumento anterior, este también incluye otras relaciones como clientes, informes directos y jefes.
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Determinar el interés de una persona por trabajar en las tareas que se le han propuesto
Una adición al paso anterior es que necesita algo más que habilidades. A las personas también les tiene que gustar el trabajo en el que son buenas. La mayoría de las veces este es el caso, pero otras veces no lo es.
Por tanto, una matriz de habilidades puede mostrar que tiene a alguien competente en una tarea crucial, pero si la persona no está dispuesta a realizar la tarea, todavía se encuentra en un callejón sin salida.
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Incorpore toda la información en la matriz de habilidades y actúe sobre los conocimientos
Ahora que conoce las competencias necesarias y las disponibles, puede crear la matriz de competencias. Esta matriz lo ayuda a visualizar qué habilidades están disponibles y qué habilidades faltan.
Aun con el cambio de trabajo, un operador polivalente siempre estará inmerso dentro de un principio de mejora continua, en el que podrá ver “vicios” en el proceso, que un solo operario funcional ya no puede ver. Este debe ser o tener:
- Una reducción de la fatiga durante la jornada diaria
- Debe contar con conocimiento en varias áreas
- Aplicar a oportunidades de mejora
- Ser capaz de verificar las no conformidades
- Debe actuar para reducir de pérdidas
- Aumentar la calidad del producto/proceso
- Estar dispuesto a continuar formándose
- Poseer iniciativa y responsabilidad en el desempeño de sus funciones
- Saber relacionarse con otros.
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Una desventaja es que el equipo está perdiendo habilidades avanzadas de análisis de datos. A menudo, estos equipos intentan crear un caso comercial interno para el análisis y la automatización de informes operativos y estratégicos.
Sin embargo, en una etapa más avanzada, estas capacidades analíticas serán más relevantes. En este punto, es posible que el equipo deba contratar a un científico de datos con habilidades analíticas avanzadas.
