Ocupar ciertos cargos en una empresa, en muchas ocasiones, no es una tarea demasiado sencilla. Tal es el caso de quienes ocupan la gerencia o alguna tarea relativa a la coordinación del personal.
No se trata solamente de tener la capacidad y habilidad para ejercer el cargo, sino, que se trata además, de tener la personalidad adecuada para poder dirigir a un grupo de personas simultáneamente, que desarrollan diferentes tareas dentro de una organización.
Cuando se habla de supervisar, la mayoría de las veces, se hace alusión a una manera de dirigir, de dar apoyo y de información constante sobre las tareas desempeñadas por los individuos que trabajan en una empresa.
El supervisor es una figura clave dentro de la estructura de una empresa, ya que, de él depende la calidad del trabajo y el rendimiento de los empleados.
En cuanto a las obligaciones que tiene el supervisor, las más trascendentes son las de formar a los empleados, crear y asignar proyectos, procurar que se cumplan los objetivos, dar apoyo a las personas que tienen a su cargo, llevar adelante la colaboración en ciertas tareas o proyectos y hacer que se cumplan las normas disciplinarias, para lograr un ambiente ameno de trabajo.
- Funciones del supervisor
Para llevar adelante una óptima supervisión de personal es importante que quien desarrolla la tarea conozca el área de trabajo en la cual se va a realizar la supervisión, que conozca cuáles son sus responsabilidades, la normativa y las reglas, como así también la autoridad que tiene en la organización.
El supervisor debe tener capacidad para poder manejar a varias personas en simultáneo y tener capacidad para convertirse en un líder brindando confianza y seguridad a las personas que tiene a su cargo.
Las funciones más importantes que tiene a su cargo son las siguientes:
- Planificar: hace referencia a la organización de tareas diarias que se deben desarrollar;
- Organizar: se trata de ordenar la estructura de la organización y cómo se van a usar los recursos para cumplir con las metas;
-
- Dirigir: en este caso se hace alusión a la autoridad que tiene el supervisor respecto a los empleados. Las directivas deben ser claras, concretas y de buena forma, para evitar malos entendidos.
- Desarrollar: se trata de brindar capacitación al equipo de trabajo para perfeccionarlo en sus conocimientos, habilidades y fortalezas para lograr resultados exitoso tanto a nivel empresarial como individual de los miembros del equipo de trabajo;
- Ejecutar: hace referencia al cumplimiento efectivo de la supervisión de personal para que puedan cumplirse las metas que tiene la empresa;
- Controlar: cada trabajador también debe ser consciente de su labor para que cada uno sea capaz de controlar su propia gestión y así realizar un doble control (el propio y el del supervisor).
- Descubre cómo llevar a cabo una correcta supervisión de personal
La supervisión de personal puede resultar una tarea tediosa y dificultosa si no se realiza de la manera de correcta.
Para evitar ciertos roces con las personas a su cargo, es importante que el supervisor busque una forma adecuada de llevar adelante su tarea.
Para desarrollar la misma es elemental tener cuenta ciertos pasos o puntos claves:
- Actitud: el supervisor debe ser líder, positivo, aceptando cierta flexibilidad y siendo firme y concreto en las directivas que imparte, evitando los malos modos y las formas ambiguas;
- Establecer normas: los empleados deben tener conocimiento sobre las tareas que deben desarrollar, sus derechos y obligaciones;
- Comunicación constante: más allá de que los individuos sepan que son supervisados, deben sentirse cómodos y tener la confianza suficiente para hablar con el supervisor en caso de que tengan sugerencias o de plantear cualquier situación que se les presente;
- Delegar roles: el superior debe indicar qué roles y tareas tiene cada individuo a su cargo para que la supervisión sea más fácil. La distribución de los roles, generalmente, se encuentra por escrito y firmado por todas las partes involucradas (la del gerente, del supervisor y del empleado);
- Monitoreo: dependiendo de la tarea que se desarrolle, el monitoreo puede ser constante o más espaciado en el tiempo;
- Evaluaciones: el supervisor puede evaluar o hacer tests de conocimientos a los empleados, dependiendo de la tarea que lleven a cabo;
- Redactar documentos: se trata de realizar un documento por empleado en donde figura el progreso obtenido, la tarea que se le asignó, la descripción del trabajo con la firma de las partes, si se realizaron evaluaciones y su resultado, detallar si hay disconformidad por parte del empleado con la empresa, o viceversa, entre otras cuestiones.
- Importancia de la supervisión de personal
Dirigir a un grupo de personas no es una tarea sencilla, sino, que se necesita de una persona capacitada que pueda lidiar con las responsabilidades que esto implica en pos de lograr un mejor desempeño en la empresa.
Ser supervisor no solo se trata de dirigir y evaluar las tareas de las personas a su cargo, sino que también significa ser sostén en caso de que los empleados tengan necesidades emocionales o problemas de índole personal.
De más está decir, que es importante la forma en que el supervisor se dirige a los empleados, teniendo que ser siempre en un marco de respeto, empatía y ética profesional, debiendo ser un ejemplo para todos sus compañeros y para el equipo de trabajo, ser comunicativo y establecer normas que queden claras y que sean cumplidas por las personas que tiene a su cargo.
La supervisión de personal, si se realiza de la manera adecuada, solo puede aparejar buenos resultados en la empresa y a todos los individuos que hacen a la estructura elemental de la misma.
Algunos de estos beneficios son el mejor desempeño de los empleados, la empresa se torna más efectiva, existe un buen ambiente de trabajo y sirve, elementalmente, para reconocer y solucionar inconvenientes antes de que se conviertan en dificultades más graves y difíciles de revertir, y que causen un daño que insuma mucho más tiempo y esfuerzo en el futuro.
