Una empresa es tan buena como las personas que trabajan en ella. Los empleados son la columna vertebral de cualquier espacio laboral y es importante mantenerlos motivados y felices en sus trabajos.
Hay muchas cosas que una empresa puede hacer para mejorar el ambiente de trabajo de sus empleados. Una de ellas es darles más autonomía sobre sus tareas diarias, lo que se ha demostrado que hace que sean más felices y productivos.
Otra forma en que una empresa puede mejorar la experiencia de sus empleados, es manteniéndolos actualizados sobre los nuevos desarrollos en su campo. Esto les permitirá estar más comprometidos con su trabajo, y al mismo tiempo asegurarse de que tengan los conocimientos suficientes para brindar el mejor servicio posible.
El término “mejora del proceso comercial” suena bastante sencillo: realizar cambios (mejoras) en la forma en que trabaja (su proceso) para ver mejores resultados para el negocio. Pero, si bien esa definición es técnicamente correcta, en la práctica, la mejora de los procesos comerciales es un poco más compleja.
¿Qué es un área de mejora? Son aquellos sectores empresariales que no se manejan ni eficaz, ni eficientemente, por lo cual deben optimizarse.
La mejora de procesos comerciales (también conocida como gestión de procesos comerciales, mejora continua, reingeniería de procesos comerciales y otros), es la práctica de identificar, analizar y mejorar habitualmente estos procesos, para optimizar el rendimiento, mejorar la calidad, reducir el desperdicio y crear más valor para los clientes.
No es una actividad independiente: cuando las organizaciones se comprometen a practicarla, identifican, evalúan y optimizan sus procesos existentes de forma continua y proactiva. Tampoco se trata solo de solucionar los problemas existentes, sino de adelantarse a la competencia.
¿Por qué es importante la mejora de los procesos empresariales?
Los procesos ineficientes, mal definidos o ineficaces pueden generar numerosos problemas:
- Los clientes pueden quejarse de la mala calidad del producto o del mal servicio.
- Los miembros del equipo se frustran.
- El trabajo puede duplicarse o no completarse en absoluto.
- Los costos aumentan.
- Se desperdician recursos.
- Se desarrollan cuellos de botella, lo que hace que los equipos no cumplan con los plazos.
Por otro lado, la mejora de los procesos comerciales puede generar muchos beneficios que tienen un impacto directo en el desempeño comercial. Éstos son sólo algunos:
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Mayor productividad y eficiencia
Las prácticas efectivas que respaldan esta mejora, pueden ayudar a eliminar las ineficiencias y, en última instancia, mejorar la productividad de los miembros del equipo.
Con herramientas para mejorar los procesos, las organizaciones pueden evaluar las métricas de rendimiento y hacer evolucionar los procesos sin restringir la forma en que trabajan los equipos.
Los informes y análisis brindan información sobre las tendencias de entrega para eliminar cuellos de botella, predecir problemas futuros y adaptar los flujos de trabajo para mejorar la productividad.
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Tiempo de comercialización más rápido
La adopción de herramientas como los tableros Kanban y los diagramas de Gantt, ayudan a las empresas a entregar aplicaciones de software y otros productos en producción más rápidamente.
Los equipos Scrum, los Kanban y los de operaciones, pueden lograr un flujo continuo de valor al identificar los obstáculos antes y resolverlos más rápidamente.
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Mejora de la calidad del producto
Además de acelerar el desarrollo, conduce a una mayor calidad del producto. Por ejemplo, al implementar los métodos de prueba adecuados, las empresas pueden estar más seguras de que los productos avanzarán a la producción sólo cuando se hayan resuelto los problemas de rendimiento, seguridad, integración y otros.
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Mayor satisfacción y lealtad del cliente
Producir productos de mayor calidad y entregarlos de manera oportuna, genera clientes más satisfechos. Estos, suelen convertirse en clientes recurrentes, y esa lealtad conduce a mayores ingresos para las empresas.
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Mejora de la moral de los empleados
Los procesos ineficientes pueden ser muy desalentadores para los trabajadores. ¿Quién quiere ser parte de un sistema que está roto y lleva a la frustración?
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Ventaja competitiva
Ayudan a diferenciar a las empresas de su competencia.
Tipos de procesos a mejorar
Se puede mejorar cualquier tipo de proceso comercial, desde el más estratégicamente importante, hasta el más mundano. Los procesos pueden ser formales o informales:
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Procesos Formales
Los procesos formales suelen estar documentados y tienen pasos bien establecidos. Estos, a veces se denominan procedimientos. Por ejemplo, una empresa puede tener procedimientos para recibir y enviar facturas o para establecer relaciones con nuevos clientes.
Los procesos formales son especialmente importantes cuando involucran cualquier cosa que tenga que ver con la seguridad de los empleados o clientes, asuntos legales, consideraciones financieras y otras funciones críticas o sensibles.
En estos casos, tener procedimientos definidos ayuda a garantizar que todos los pasos del proceso se completen con un estándar satisfactorio.
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Procesos informales
Los procesos informales, por otro lado, son aquellos que tienen más probabilidades de ser creados por individuos o grupos dentro de las organizaciones para completar ciertas tareas. Es posible que no impliquen instrucciones escritas, pero, sin embargo, son importantes para lograr los objetivos.
Los diferentes tipos de procesos tienen una cosa en común: todos están diseñados para optimizar la forma en que trabajan las personas y los equipos. Cuando todos siguen un conjunto de pasos bien probados, hay menos errores y demoras, hay menos esfuerzo duplicado y el personal y los clientes se sienten más satisfechos.
Importancia de la mejora continua de procesos
La mejora de los procesos empresariales es un músculo que las organizaciones y las personas que las integran pueden esforzarse por mejorar con el tiempo. Cuanto más cómoda se sienta su organización con la mejora de procesos, más fácil será, y los resultados hablarán por sí mismos.
