Muchas empresas ya han experimentado las grandes ventajas que ofrecen las distintas herramientas digitales para automatizar sus procesos. La gestión de documento es una de ellas. Las empresas han decidido llevar su gestión a otro nivel con la era digital, con esto es posible desmaterializar todos sus documentos contables, nóminas, contratos, facturas y agruparlos en una gran base de datos que le permitirá administrarlos de forma mucho más sencilla y eficiente. Por lo tanto, para adoptar un software de gestión electrónica de documentos, debe evaluar sus necesidades y en base a estas, elegir en un gran universo, donde la oferta es amplia y, por supuesto, las funcionalidades con diferentes.
- Los 8 mejores software de gestión de documental
- Oodrive
Oodrive ofrece software de gestión de documentos electrónicos para empresas de todos los tamaños. Su solución incorpora copia de seguridad en la nube y la capacidad de firmar documentos digitalmente.
Con Oodrive puedes centralizar cualquier tipo de archivo, organizarlo e intercambiarlo de forma segura. Accesible por computadoras o dispositivos móviles, sus documentos se pueden compartir con un simple enlace.
- M-Files
M-Files es una herramienta de administración de contenido adecuada para pequeñas y grandes empresas en muchas industrias. Son posibles las implementaciones locales, en la nube o híbridas.
Con este software tienes el control de versiones, acceso móvil, posibilidad de firma electrónicamente y de gestionar autorizaciones. El motor de búsqueda permite encontrar un documento por su nombre, tipo, palabras clave y, sobre todo, permite a los usuarios buscar en el texto de los documentos.
Por otra parte, M-Files puede enviar notificaciones a usuarios que necesitan revisar o aprobar un cambio de documentación. Dispone de una funcionalidad que a los colaboradores editar documentos en simultáneo. Las integraciones son posibles con varias aplicaciones, incluidas SAP, Microsoft Dynamics, Salesforce y NetSuite.
- Hightail
Hightail hace que la gestión de documentos sea más fácil de usar e intuitiva. Además, permite a los profesionales creativos compartir fácilmente archivos de gran tamaño, incluidos archivos de video, obras de arte, dibujos, fotografías y presentaciones, entre otros.
Compartir de forma segura es simple. Simplemente arrastre o cargue un archivo desde su dispositivo o solución de almacenamiento en la nube a su cuenta de Hightail. Ingrese la información con la que desea compartirla y envíe automáticamente una notificación por correo electrónico al destinatario.
Comparta una presentación de video con el equipo y obtenga sus comentarios de inmediato.
- Dropbox
Dropbox es una de las soluciones de gestión de documentos todo en uno más popular y utilizada en el mundo.
Esta permite la gestión de activos digitales para documentos tradicionales y multimedia. También permite la edición de documentos, y las modificaciones son visibles en tiempo real para otros usuarios.
Con nuevas funciones como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir imágenes en texto y toneladas de integraciones de aplicaciones de terceros, no puedes equivocarte en elegirla.
- Templafy
Templafy es un DMS relativamente nuevo. Después de su lanzamiento en 2014, han estado proporcionando soluciones de gestión de documentos todo en uno para empresas de todo el mundo.
Está diseñado para grandes empresas y ayuda a optimizar las tareas para ahorrar tiempo cuando se trata de almacenar y acceder a archivos. Una gran cantidad de empresas grandes y pequeñas utilizan Templafy para la gestión de documentos alrededor del mundo. Esto se traduce en más de un millón de usuarios actualmente.
Mediante el uso de software de inteligencia, Templafy mostrará automáticamente el contenido más relevante para cada empleado en función de su uso y posición. Eso significa que su equipo de marketing no necesita ver documentos que solo son relevantes para la contabilidad, etc.
Templafy elimina la necesidad de crear un nuevo documento en una nueva plataforma al brindar a los usuarios la capacidad de crear y editar contenido nuevo directamente dentro del sistema.
- ¿Qué hace un sistema de gestión de documentos?
Con la evolución de los negocios en línea, últimamente hay mucho interés en el software de administración de documentos. Es simplemente una herramienta digital utilizada para organizar, indexar, almacenar, administrar y rastrear documentos en formato digital.
Además, muchos sistemas de gestión de documentos le permiten convertir documentos a formato digital con bastante facilidad utilizando escáneres.
Procesar una gran cantidad de datos es bastante difícil, especialmente cuando el documento está en su forma física. De hecho, se pierde una gran cantidad de productividad comercial simplemente para superar los problemas de documentación.
Una vez convertidos a formatos electrónicos, se vuelve más fácil navegar a través de los documentos. Al final, pasas menos tiempo buscándolos y puedes concentrarte más en explotar la información. Implementar un sistema de gestión de documentos no tiene por qué ser complicado.
- ¿Qué se busca en un sistema de gestión de documentos?
Sus opciones y preferencias variarán según las necesidades y los documentos de su negocio, pero estas son algunas de las funciones básicas que siempre necesitará:
- Archivos
El software debería permitirle archivar sus documentos en un repositorio central, para un fácil acceso y recuperación inmediata de la información.
- Integración profunda
El software de administración de documentos debe permitir una integración fácil y amplia con aplicaciones de terceros como Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive, entre otros. Además, permite el intercambio de documentos de forma transparente.
- Descarga masiva
Los escenarios empresariales involucran muchos documentos. Es difícil y tedioso descargarlos uno por uno. Por lo tanto, debe considerar entre el amplio universo digital, una herramienta de administración documental que le permita la carga masiva de infromación.
- Seguridad de documentos
Las empresas utilizan herramientas de gestión de documentos para procesar y almacenar documentos confidenciales y clasificados.
El compromiso de estos datos generalmente tiene graves consecuencias para las empresas y puede incluso amenazar su existencia.
Por eso es necesario elegir una herramienta de gestión de documentos para garantizar una seguridad de datos potente.
- Vistas previas de alta resolución
Cuando utiliza una herramienta de administración de documentos, no debería tener que descargar un documento cada vez que desee verlo. El software debe permitir vistas previas de alta resolución siempre que lo desee.
Esta no es una lista exhaustiva de funciones. Hay muchos otros atributos esenciales que los usuarios buscan, incluida una amplia gama de plantillas, chats en tiempo real, nivel de automatización permitido, funci
