Llevar a cabo el tan popular homeoffice o teletrabajo es algo prácticamente inevitable en muchas empresas y puede ser muy engorroso si no se cuenta con las herramientas digitales necesarias que posibilitan la facilidad en ciertas tareas que, de no contar con las plataformas correctas, tardaríamos mucho en hacer.
Para evitar eso, en este artículo encontrarás información acerca de qué considerar antes de seleccionar el software y detallaremos acerca de cuáles son los 3 tipos de herramientas más usadas.
Los 4 tips para escoger la herramienta adecuada
Si bien es 100% cierto que el capital humano es el factor determinante en el éxito o fracaso de toda empresa, para facilitar su labor es necesario que el personal tenga a disposición las herramientas tecnológicas adecuadas para que su trabajo se simplifique y la empresa cumpla sus metas en menor tiempo. Por ello, si quieres optimizar las capacidades de tu equipo, te contaremos cuáles son los 4 mejores tips para elegir el software para teletrabajo ideal:
Cumple con su objetivo: Este punto es relativo, ya que variará según los cambiantes objetivos que vaya adoptando tu empresa. Quizá el que elijas ahora no sea el mismo que te dará resultados en el futuro, por eso es significativo hacerte con el más completo posible para mantenerlo por un largo tiempo.
Instalación sencilla: Lo ideal es que sea fácil de instalar, aunque si es difícil, el departamento de soporte suele ayudarte en todo momento. El software del dispositivo debe ser compatible con el programa.
Liviano: El peso de la herramienta es también importante a la hora de llevar a cabo la instalación. Antes de adquirirla, comprueba si el equipo tiene la capacidad necesaria para soportar el programa sin inconvenientes.
Seguro: Un tema muy sustancial y que no tantas empresas tienen en cuenta, es que todas las herramientas deben tener avanzados sistemas de seguridad y protocolos claros en caso de que ésta sea vulnerada.
Herramientas y sus distintos usos
Como los departamentos de Recursos Humanos deben cubrir muchos sectores importantes en el crecimiento de una organización, existen programas diseñados para facilitar sus labores. En este apartado detallaremos los 3 tipos de usos más comunes.
Para la gestión de tareas
Las herramientas para gestionar tareas permitieron que los equipos permanezcan en permanente conexión a pesar de los impedimentos que tuvieron en los últimos dos años. Gracias a este tipo de software, es posible planificar proyectos, diagramar jornadas laborales, y asignarle tareas específicas a cada empleado con los plazos correspondientes de cumplimiento.
Se caracterizan por estar íntegramente pensadas para que los departamentos se comuniquen y así se coordinarán para mejorar la eficiencia y productividad empresarial.
Funcionamiento y ventajas
Prácticamente todos los programas funcionan de una manera muy parecida y sencilla. En primer lugar, tendrás que crear una tarea en la cual marcarás al o los responsables y el plazo límite de realización e incluso se le podrá agregar información extra y documentos. Cuando quieras ver en qué estado está el proyecto de una manera rápida, el software organiza las tarjetas en 3 divisiones: pendiente, en proceso y finalizada.
Las principales ventajas que ofrecen son:
- Al tener un control mucho mayor sobre las tareas, se evitarán en gran medida los retrasos y desperdicio de recursos.
- Los empleados se sentirán más motivados y esa es una de las mejores formas de aumentar la productividad.
- Se ahorrará mucho tiempo puesto que los equipos estarán mejor coordinados.
- Lograrás un mayor nivel de transparencia entre tus empleados, en sus labores en la empresa y también con los clientes.
- La comunicación interna está mucho más pulida y los miembros colaborarán entre ellos de manera permanente.
Para realizar un control del tiempo
Como las leyes relacionadas al registro horario siguen vigentes mientras se hace homeoffice, las empresas están obligadas a ejercer el cumplimiento de la jornada laboral, abarcando desde la hora de inicio hasta la hora de fin, y con un software de fichado a distancia esta tarea se simplifica mucho.
Sin embargo no solo es importante para llevar un registro, sino que, de esta manera, los empleados tomarán conciencia de la cantidad de tiempo que pasan trabajando, ya que es muy normal que los horarios sean fuertemente alterados cuando realizamos teletrabajo y quizá hasta sea difícil desconectar completamente una vez hayamos terminado la jornada.
Función y ventajas
Básicamente, se consagran como uno de los mejores softwares para homeoffice porque los colaboradores y sus empleadores conocerán al detalle la cantidad de tiempo invertido en el trabajo y cuánto tiempo pasan realizando cada tarea.
Sus ventajas:
- Las plataformas suelen ser accesibles desde el lugar en el que te encuentres sin importar el dispositivo utilizado.
- Los empleados se registrarán de manera rápida.
- Te ofrecerá información en tiempo real.
- La empresa tardará mucho menos en revisar y controlar los horarios.
- Todos los datos se guardan en la nube y no ocupan espacio.
Para evaluar el desempeño
Con estos programas, lo que se hace es medir la calidad del trabajo que lleva a cabo un empleado, y en esa evaluación se consideran las habilidades profesionales e interpersonales de la persona analizada. Al realizarla algunas veces durante el año, la productividad aumentará notablemente y las metas planificadas se cumplirán en tiempo y forma.
Funcionamiento
El funcionamiento es bastante sencillo, pues consiste en recopilar feedback de los trabajadores y el de la persona evaluada. Además de eso, es necesaria la petición de autoevaluación que se les hace para que estos reflexionen acerca de su rol empresarial y sean conscientes de sus puntos débiles y sus puntos fuertes. Gracias a todos estos datos, el departamento de Recursos Humanos tendrá material de sobra para sacar conclusiones y hacer la evaluación del desempeño.
La información es recopilada en un muy corto lapso de tiempo y los cuestionarios completados por los empleados son enviados directamente a la plataforma, en la cual los responsables de RR. HH. comprobarán rápidamente quienes han respondido las preguntas y los que todavía no lo han hecho.
