Expertos señalan que el proceso de reclutamiento de un profesional para tu empresa no termina hasta que no esté completamente integrado en la actividad productiva. Para lograr este objetivo, es preciso tener una gestión adecuada del onboarding y del plan de acogida, pues tendrá un impacto significativo en el nivel de satisfacción de la persona incorporada y por consiguiente beneficiará a la compañía.
Para ejecutar este proceso urge contar con un manual de acogida que contenga una lista clara y concisa de todas las acciones a llevar a cabo, además de la información a entregar, el personal implicado, la duración del proceso, las etapas y el modo de evaluación de los resultados durante el proceso de onboarding.
En estos casos, la figura de un mentor, que se guiará por el manual de acogida, es fundamental para conducir al colaborador durante todo el período inicial de adaptación. La finalidad de todo esto es la rápida incorporación del nuevo profesional para que se adapte rápidamente a sus funciones.
¿Qué es un manual de bienvenida?
El manual de acogida en una compañía, o manual de bienvenida, es un documento que sirve de orientación para las nuevas incorporaciones de una organización. El objetivo de este manual es insertar a la persona en su nuevo entorno de la manera más simple y efectiva posible.
En sí, un plan de acogida de nuevos empleados es un instrumento con doble finalidad. Por un lado, cualquier negocio requiere que sus empleados se integren y conozcan las funciones y tareas del puesto de trabajo a desempeñar cuanto antes. En paralelo a esto, también resulta de interés fomentar los valores y cultura de la organización en el nuevo trabajador.
Es la herramienta perfecta para insertar nuevos miembros al equipo, hacerles sentir más seguros y lograr un ahorro de tiempo, evitando errores o confusiones en las tareas a ejecutar.
¿Cómo influye el manual de acogida en la recepción de nuevos empleados?
Aunque en la sección anterior hemos mencionado a priori algunos de los beneficios de tener un manual de acogida, es necesario profundizar.
Menor rotación y ahorro de recursos
Las personas son más susceptibles a la idea de marcharse durante el inicio de la colaboración con su nuevo empleador. Afortunadamente, lograr un excelente onboarding guiado por un manual de acogida puede hacer la diferencia.
Esto le permite ahorrar a las empresas en la rotación de empleados, evitándoles tener que duplicar de modo ineficiente los esfuerzos de reclutamiento y contratación.
Sentido de pertenencia
Dentro del manual de acogida de una empresa, se pueden dejar las claves para favorecer y aumentar el sentimiento de pertenencia a la organización, además de mejorar la experiencia individual del trabajador.
Mayor productividad
Si se elaboró correctamente el plan de acogida, los nuevos miembros se van a sentir más valorados por su empleador. Apoyarlos desde el principio en su crecimiento y en la búsqueda del éxito a largo plazo, puede alentar a los empleados a contribuir al negocio con su mejor trabajo.
Claves para elaborar un manual de acogida
En primer lugar, te hablaremos de la importancia de disponer del manual de acogida tanto en formato impreso como digital. Cada uno tiene sus ventajas y es mejor aprovechar ambos que elegir una alternativa en sacrificio de la otra:
- El formato impreso tiene una mayor facilidad de lectura para muchas personas. Además, si está impreso puede llevarse a cualquier lado y leerse cómodamente, mientras que, con el formato digital, es necesario el uso de dispositivos como los smartphones o las tablets. Estos muchas veces no resultan cómodos para el ojo humano en lo que a lectura se refiere.
- El formato digital tiene una mayor facilidad de consulta, ya sea en formato PDF o en cualquier otro. Una vez leído, con los comandos adecuados se podrá buscar rápidamente la página o la frase donde se habla de una información específica de la que no se recuerdan los detalles.
Visto lo anterior, es una buena idea entregar una copia en cada formato a un nuevo trabajador.
El segundo aspecto vital acerca de un manual de acogida son sus contenidos. Existen aspectos que el trabajador tiene que conocer sobre la empresa para desempeñar eficazmente sus responsabilidades.
Para ayudarte con ello, enumeramos una serie de secciones o capítulos que todo manual de empresa debe incluir para permitirle al trabajador operar a plena capacidad:
- Índice de contenidos en donde se pueda ver rápidamente, y antes de leer el manual de acogida, los temas de los que se hablará en él. Así, el lector podrá tener una visión global conforme vaya leyendo cada una de las secciones.
- Ficha general de la empresa que incluya los siguientes datos: denominación, sector, imagen corporativa, cartera de productos y/o servicios, sedes, departamentos, cantidad de trabajadores, público objetivo, clientes y proveedores. En fin, cualquier dato que permita identificar a la empresa y conocerla mejor.
- Listado de objetivos empresariales, de modo que el trabajador pueda situar su labor en alguno de ellos y así tenga más claro qué es lo que se espera de él.
- Descripción de la cultura organizacional y de la política de la compañía. Esto le permitirá al nuevo trabajador ser consciente de las formas en las que actúa y se integra la empresa en la sociedad y en el mercado. Se pueden incluir aspectos relacionados con la calidad, la gestión ambiental, la igualdad de género y cualquier otra cuestión relevante.
- Sección específica para el puesto de trabajo a desempeñar por el nuevo empleado. Esto implica que se debe hacer una elaboración diferente en este punto para cada puesto de trabajo de la empresa.
Por supuesto, existen más contenidos que se pueden incluir en un manual de acogida: todos los importantes que desees destacar. Pero con los mencionados y una redacción clara, conseguirás un documento efectivo para usar durante la incorporación de los nuevos talentos.
En definitiva, el plan de acogida en la empresa es una herramienta poderosa que debe ser elaborada por el área de Recursos Humanos. Este, entre otras cosas, te permitirá una reducción del tiempo de integración del trabajador en la empresa y acelerará su productividad.
