Hoy en día, debido a la incursión tecnológica en todas las áreas de nuestra vida, suele dificultarse un poco el desempeñar responsabilidades en nuestros puestos de trabajo sin interrupciones, ya sea por una llamada telefónica, alguna notificación, correo electrónico, redes sociales, entre otros. Debido a esto con frecuencia desviamos nuestra atención, descuidando nuestras tareas.
Es casi imposible concentrarse en lo esencial o determinar si estamos trabajando en las tareas correctas en el momento correcto. Nuestros objetivos del día se olvidan rápidamente ante las responsabilidades prioritarias y otros temas urgentes que nos asaltan.
No existe una manera correcta de administrar nuestro tiempo, sin embargo en este artículo le proporcionaremos algunos consejos sobre cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo para que los empleados puedan aprovechar al máximo su jornada.
- ¿Qué es la gestión del tiempo?
Esta práctica consiste en gestionar el propio trabajo para dedicar el tiempo a las tareas previstas. Una gestión eficaz del trabajo te permitirá no solo mejorar tu productividad, sino sobre todo priorizar mejor tus actividades a lo largo del día. Esto le dará más tiempo para relajarse y cuidarse.
Hay muchos consejos que se pueden utilizar para planificar y administrar su trabajo, estos incluyen:
- Establecer prioridades para las tareas:
Esto le permite concentrarse en las tareas más importantes y garantiza que no dedique su tiempo a un trabajo que no es importante.
- Dividir proyectos:
Esto se puede hacer asignando ciertas tareas a diferentes personas para que puedan trabajar de su parte sin interrupción.
- Déjate llevar:
Cuando empieces a sentirte abrumado, es una buena idea dar un paso atrás y darte tiempo. Esto le permitirá reenfocarse y regresar con renovada energía y entusiasmo por la tarea que tiene entre manos.
- Administrar tu tiempo no es fácil.
Requiere mucha disciplina y concentración. Para hacer esto, es importante entender los beneficios que vienen con un tiempo bien administrado.
- Realice un seguimiento de lo que está haciendo:
Utilice durante el día un temporizador o una aplicación para controlar su tiempo. Esto le ayudará a ver dónde está invirtiendo su tiempo y si es en tareas productivas o no Si te encuentras haciendo demasiado de lo último, trata de identificar qué lo está causando y ayuda a evitar que suceda en el futuro.
- Elimina las distracciones:
El hecho de que tenga una agenda ocupada no significa que no haya lugares donde pueda trabajar sin interrupciones. Si siente que todos siempre están tratando de hablar con usted, considere usar diferentes ubicaciones de oficina para darse un descanso
- Asegúrese de tomar descansos regulares del trabajo:
Especialmente si se trata de sentarse frente a una computadora todo el día. Los estudios muestran que tomar descansos del trabajo puede ayudar a mejorar la productividad en general. Rodéate de luz natural cuando trabajes. Los estudios han demostrado que trabajar en una oficina bien iluminada puede ayudarla a ser productiva
- Establezca un tiempo para las RRSS:
Aunque las redes sociales pueden ahorrar tiempo, también pueden causar una gran distracción digital. Para evitar esto último, establezca horas específicas durante el día en las que revisará sus cuentas de redes sociales. Esto te permitirá tener tiempo para usarlos y evitar distracciones durante el resto del día.
Es necesario que establezca una rutina para su día y apéguese a ella tanto como sea posible.
- ¿Qué acciones debo tomar para tener una buena gestión de mi tiempo?
Poner en práctica todos estos consejos, pueden llevarle tiempo, no va a poder desarrollarlos de la noche a la mañana, el cambio será progresivo. Sin embargo, puede comenzar poniendo en marcha las siguientes acciones ahora.
- Desactiva las notificaciones
Tan pronto como sea posible, apague sus notificaciones o use las funciones de No molestar para hacerlo temporalmente. Para que pueda sumergirse en el trabajo preliminar mientras le informa a su equipo que se comunicará con ellos más tarde. La mayoría de las herramientas les dicen a los miembros del equipo que ha deshabilitado temporalmente las notificaciones y que no podrá responderlas de inmediato. Sin embargo, pueden decidir omitir esta función si es necesario y, por lo tanto, nunca estará inaccesible.
- Organiza tu espacio de trabajo
El orden genera armonía, tranquilidad y promueve la creatividad. El desorden que nos rodea puede afectar nuestro estado de ánimo y nuestra concentración. Tómese un descanso de cinco minutos para ordenar su escritorio: deseche los papeles innecesarios, guarde sus libros de manera ordenada y enrolle los cables sueltos. Seguro que podrás concentrarte mucho mejor cuando vuelvas al trabajo.
- Agrupa tareas similares
Cada vez que pasa de una tarea a otra, su cerebro tiene que buscar la información y el contexto asociados con la nueva tarea, y recordarlos con cariño. Para él, es cuestión de unos pocos segundos, pero el constante malabarismo entre tareas y proyectos lo obliga a trabajar horas extras.
Las consecuencias son simples: una caída de la productividad, pero también un mayor cansancio al final del día. Por eso tiene más sentido agrupar tareas similares. Si es posible, trabaje en todas las tareas relacionadas con el mismo proyecto o entregable dentro de un solo bloque de tiempo. Perderás menos tiempo cambiando de contexto y podrás dedicar más tiempo a actividades de mayor valor añadido.
- No intentes hacer todo a la vez
En pocas palabras, nuestra capacidad para realizar múltiples tareas es un mito. Sentimos que podemos realizar múltiples tareas, pero en realidad estamos obligando a nuestros cerebros a saltar rápidamente de una tarea a otra. Cada vez, el cerebro debe buscar la información y el contexto asociado con la tarea en cuestión. Esto no solo requiere más esfuerzo que concentrarse en una sola tarea, sino que sale completamente exhausto.
- Toma descansos
Este truco puede parecer contradictorio a primera vista, pero una de las mejores maneras de administrar mejor su tiempo es tomar descansos. Cuando tenemos trabajo tarde, tendemos a trabajar más. Sin embargo, lo que nuestro cerebro necesita es tiempo para descansar y recuperar sus sentidos. Si trabajas demasiado y te lleva a un exceso de trabajo, no podrás hacer nada, y mucho menos ocuparte de las tareas esenciales.
