En esta era digital, cuando las organizaciones fomentan el ingenio de los trabajadores, los portales de recursos para empleados son cada vez más populares entre las empresas, sin importar su tamaño, ya que estos les permiten acceder a la información que necesitan para completar las tareas diarias.
Además, son plataformas dinámicas e interactivas y no solo un repositorio donde guardar información, sino que también les permiten a los empleados, gestionar sus propias tareas de forma independiente.
La intranet de una empresa es la fuente de información más confiable para sus empleados. Es la base para sólidas conexiones y colaboraciones en equipo. Al momento de buscar mejores formas de optimizar su comunicación, se debe elegir cuidadosamente la estructura y las características de la red de la empresa.
Se presenta como una plataforma que conecta a todos en una organización bajo un solo jefe. Tener una intranet hace que el flujo de trabajo esté bien organizado y mejora la participación de los empleados. Entonces, es por eso que si el plan es tener un muy buen portal de empleados en la empresa, se deben buscar las mejores características.
Un portal de empleados es el medio a través del cual todos se conectan. Debe ser seguro, fácil de usar y también tener una buena capacidad de integración con las necesidades futuras. Los beneficios de tener un portal son inmensos, por lo que muchas empresas nuevas se están plegando ante esta opción.
¿Para qué sirve un portal de empleados?
Para entender la utilidad de un portal de empleados, debe tomarse en cuenta tanto la visión del departamento de recursos humanos, como el de los empleados de la empresa.
Así, de forma inequívoca, debe permitir que los empleados puedan hacer gestiones y solicitudes laborales de una manera rápida y fácil sin dependencia inmediata de algún departamento de la organización. Sirve perfectamente para actualizar datos personales de los trabajadores, quitándole responsabilidades al departamento de Recursos Humanos y brindándoles más tiempo para realizar labores más complejas.
Otro tema que también suma para la descompresión de trabajo para recursos humanos, es el de la solicitud y gestión de las vacaciones de los empleados, ya que estos pueden hacer sus solicitudes a través de este portal.
El portal del empleado también puede servir para evaluar el desempeño de sus trabajadores sin recurrir a proveedores externos, esto mediante métodos de recolección de datos, provistos por el jefe inmediato para la posterior evaluación. Ayuda también a la evaluación del clima laboral, a la gestión del ausentismo, entre otras cosas.
Por estas y muchas otras razones, es que las empresas ahorran costos a través de iniciativas como un portal de empleados bien armado y constituido, a la vez mejorando la comunicación y la retroalimentación entre jefes y empleados.
10 funcionalidades que debe tener todo portal para empleados
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Directorio de empleados
Tener a todos los empleados en un listado es una excelente herramienta para ayudar a los nuevos y existentes a conocerse entre ellos y mientras, comprender la estructura de la organización y todo lo que tiene que ver con el organigrama de la empresa.
En esta sección, los empleados podrían conseguir números de teléfonos, extensiones, direcciones de correo y ubicaciones y cargos e incluso, hasta fotos para poder saludarlos al encontrarlos en los pasillos.
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Manual del empleado
Al momento del ingreso de una nueva persona a una empresa, se le facilita un manual donde se indica las funciones y comportamiento que debe tener como empleado dentro del espacio laboral, pero es una realidad que la carga de información es inobjetable.
Con el manual en la intranet, el empleado podrá consultarlas a toda hora, todos los días y así evitará errores
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Gestión de políticas
El portal de intranet de la empresa está en el deber de almacenar y organizar estos documentos y formularios relacionados con las políticas de la empresa. De esta forma, se evitan confusiones no deseadas y se asegura que los empleados tengan acceso a las últimas versiones de los documentos.
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Solicitudes y aprobaciones automatizadas
Los correos electrónicos suelen ser bastante molestos sobre todo al tener trabajo atrasado, y en el caso de RR.HH, el cúmulo siempre es bastante. Es por esto que en la intranet, habilitar la opción para aprobar y desaprobar con tan sólo un clic, será un apartado que recursos humanos apreciará.
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Información de beneficios
Los empleados ya no necesitan ponerse en contacto con el departamento de recursos humanos para conocer el resumen de su plan de salud, la cobertura de dependientes y los cambios de eventos de vida. Todo está a solo unos clics de distancia.
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Sistema de gestión del aprendizaje
Cree fácilmente programas de capacitación y agréguelos al portal de recursos. Esto permite a los empleados someterse a las capacitaciones de formación según su conveniencia y horario. Además, también ayuda al equipo de recursos humanos a realizar un seguimiento del progreso.
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Nómina y Compensaciones
Los empleados pueden obtener los detalles de su nómina en cuestión de minutos en lugar de días, ya que tienen acceso al comprobante de pago del empleado, detalles del historial de compensación directa, autorización de depósito, etc.
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Divertido y social
El trabajo no se trata solo de la rutina dura. Mantenga a sus empleados motivados y comprometidos publicando sobre los próximos cumpleaños, aniversarios de trabajo, celebraciones, salidas a la oficina y otros eventos locales que su organización apoya.
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Perfil personal del empleado
Los empleados pueden agregar su información personal, como el título del trabajo, la foto del empleado, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, la ubicación y mucho más con esta función.
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Ausencia y Gestión del Tiempo
No más molestias ni confusiones para el departamento de recursos humanos ni para los empleados cuando se trata de la gestión del tiempo y la gestión de licencias. La simplificación del proceso no solo resolverá numerosas preocupaciones, sino que también ahorrará tiempo y dinero.
