Para poder llevar adelante la organización de una empresa deben tenerse en cuenta muchos aspectos. Aquellos vinculados con los tiempos son fundamentales, y muchas veces debe controlarse la entrada y salida de los trabajadores para poder determinar las horas trabajadas.
Para llevar un registro del tiempo de una manera más efectiva, una buena alternativa es contar con un software de control de asistencia. Este sistema permitirá a la empresa tener un mayor y mejor control del ingreso y salida de los empleados.
¿Qué es un software de control de asistencia?
Se trata de un sistema digital, que puede o no estar basado en la nube, que permite llevar un registro real de las horas trabajadas en la empresa por cada empleado. El sistema de registro puede variar, puede darse mediante la huella digital, un código numérico o el reconocimiento facial.
El software de control de asistencia permite entonces registrar la puntualidad en el horario de entrada y salida de los trabajadores, registrar la totalidad de las horas trabajadas y también puede cumplir funciones como indicar cambios de turno o períodos de descanso.
¿Cómo elegir el adecuado?
Existen muchos tipos diferentes de software de control de asistencia. Ellos pueden variar de acuerdo a la modalidad de registro, las funciones que cumplen, su formato y muchas características más.
Para saber elegir el adecuado, será necesario, en primer lugar, reconocer las necesidades de la empresa. No es lo mismo un software de control de asistencia para una empresa pequeña con cincuenta empleados, que uno para una gran empresa con cientos o miles de personas trabajando allí.
Para poder elegir el que mejor se adapte a las necesidades podrán tenerse en cuenta diferentes aspectos, tales como la cantidad de empleados, la necesidad de crear calendarios, la posibilidad de ejecutar alarmas que indiquen cambio de turno, un software que gestione también las vacaciones, que sea basado en la nube, que se adapte al presupuesto de la empresa.
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Cantidad de empleados
La cantidad de empleados que integren a una empresa puede ser un factor que ayude a determinar qué sistema de control de asistencia es más adecuado. Existen softwares más sencillos que pueden ejecutarse con una tarjeta, por ejemplo.
Si son pocos los empleados, el software de control de asistencia regido por tarjetas para marcar el ingreso y la salida puede resultar una buena idea. Si por el contrario se trata de una empresa grande, quizás el reconocimiento facial o de huella digital sea más conveniente.
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Crear calendarios
Algunos software de control de asistencia permiten también crear calendarios para poder identificar mejor cada turno, asignado a cada trabajador. De esta manera, la empresa podrá evitar posibles errores en la creación de organigramas.
Poder organizar los calendarios de horarios y turnos de manera automática con un sistema digital resuelve muchos problemas y ayuda a generar procesos más ágiles y efectivos.
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Con alarmas
Especialmente en empresas medianas o grandes, donde el número de personal sea grande, podrá resultar de gran utilidad contar con la presencia de un software de control de asistencia que tenga alarmas.
Cada vez que suene la alarma, los trabajadores sabrán que se trata de un cambio de turno o del fin o comienzo de una jornada laboral. En las empresas más pequeñas quizás no sea tan necesario contar con esta función en su software.
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Gestión de vacaciones
Algunos software de control de asistencia, cuentan con la función de gestión de vacaciones, licencias o días libres. Esta función puede resultar muy útil a los equipos de trabajo de Recursos Humanos, que podrán dedicar su tiempo a realizar otro tipo de tareas. Además, con estos sistemas de software los empleados pueden acceder a la información de manera directa e inmediata.
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Basado en la nube
Contar con la incorporación de un software de control de asistencia basado en la nube brindará grandes beneficios a la empresa. Por lo general, estos sistemas cuentan con su respectiva aplicación, lo que permite gestionarlos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Gracias a la posibilidad de contar con un sistema integrado en la nube, los equipos de trabajo de RRHH podrán gestionar toda la información necesaria de manera ágil y práctica, además de que podrán hacerlo hasta desde sus celulares en cualquier momento y lugar.
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De acuerdo al presupuesto
La empresa que desee incorporar un software de control de asistencia deberá evaluar, entre otras cosas, el presupuesto que dispone para ello.
Los sistemas más básicos suelen ser más económicos, mientras que aquellos que cumplen más funciones y son más completos, suelen ser más costosos.
Quizás lo ideal para una pequeña empresa sea comenzar por adquirir un software sencillo y económico, que no implique una gran inversión. De todas maneras, podrá actualizarlo en el momento que desee.
Por otro lado, las empresas medianas o grandes que cuentan con otra disponibilidad en sus presupuestos, podrán elegir un software más completo que aunque implique una mayor inversión, le asegure también un mejor rendimiento.
Beneficios de contar con un software de control de asistencia
Los beneficios que brinda a cualquier empresa contar con un software de control de asistencia son muchos. En primer lugar, permite a los departamentos de RRHH optimizar los recursos, invirtiendo su tiempo de trabajo en otros procesos.
En segundo lugar, es muy útil también para los trabajadores que pueden tener acceso a su situación de asistencia, vacaciones, días libres o licencias de manera práctica y sencilla.
Además, la empresa podrá realizar informes de seguimiento de tiempo de manera mucho más eficaz, contando con las herramientas digitales adecuadas para ello.
Contar con un software de control de asistencia ayuda a agilizar las tareas en el área de RRHH, ayuda a evitar problemas o malos hábitos, aumenta la productividad, refleja datos reales y es muy fácil de utilizar.
Cualquier empresa, sea pequeña, mediana o grande, que desee optimizar sus recursos y aumentar sus índices de productividad, deberá contar con un software de control de asistencia adecuado.
