Con mayor o menor periodicidad, en todo ámbito laboral las reuniones de trabajo son necesarias. Pero con frecuencia se vuelven redundantes y monótonas. Y estas características generan en los empleados aburrimiento y falta de interés y de atención. Justo lo que necesitamos y pretendemos de ellos para que el encuentro sea realmente efectivo.
Debemos conquistarlos, cautivarlos. Tenemos que implementar estrategias, utilizar herramientas y recursos para generar suspenso, inquietud, incentivo y motivación. Para lograr una convocatoria exitosa y fructífera en un encuentro de trabajo, la reunión creativa es una excelente alternativa. Nuestros empleados tendrán ganas de participar. La propuesta los cautivará, permitirá aprovechar el tiempo y facilitará la obtención de resultados exitosos.
No es una modalidad aplicable a los encuentros periódicos de gestión. Pero sí lo es para alcanzar objetivos particulares. Este tipo de reunión es ideal para platear un desafío, trabajar sobre una temática específica o resolver un problema puntual. Delinear una estrategia, crear un nuevo producto o lanzar un novedoso servicio. Respecto de los temas a tratar, son innumerables. Puede abordar cuestiones vinculadas a recursos humanos, clima laboral, atención al cliente o problemas operativos, por mencionar algunos.
¿Qué debemos hacer para que una reunión creativa sea efectiva?
Cuando pautamos una reunión necesitamos y buscamos que cada integrante del equipo se concentre y esté dispuesto a brindar algo. Queremos que magnifique su creatividad y aporte buenas ideas. Por el bien de todos los participantes, debemos garantizar que no sea una pérdida de tiempo y que éste sea aprovechado al máximo.
Así como planificamos una fiesta o evento, de igual modo una reunión creativa conlleva un plan previo. Determinadas consideraciones que tenemos en cuenta para garantizar la convocatoria y satisfacer a los asistentes. Pasos o etapas que delineamos con anticipación para lograr cumplir el objetivo para el que fue pensado el encuentro. Tips o recomendaciones que podemos seguir para obtener una reunión creativa efectiva.
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Convocar con cierto tiempo de antelación
Es importante considerar un tiempo prudencial de antelación al momento de convocar. Esto les permitirá a los participantes estar al tanto del objetivo de la reunión. Les dará la posibilidad de leer material vinculado y de delinear ideas al respecto.
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Definir el tema a tratar
Para garantizar la agilidad y el éxito de la reunión, hay que definir el tema a tratar y el desarrollo de la misma.
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Seleccionar a los participantes
Elegir la audiencia es clave para el desarrollo exitoso de una reunión creativa. Debemos asegurar la presencia de todos los involucrados en el tema. De quienes están capacitados para aportar las ideas que buscamos. Del mismo modo, tenemos que evitar la participación de quienes no deben estar. El número de asistentes dependerá del objetivo del encuentro. Si bien es ideal un grupo reducido de personas, se pueden pautar reuniones más numerosas y trabajar en plenarios o grupos.
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Designar un moderador
El moderador es quien liderará la reunión creativa. Debe enfocarse en el objetivo de la reunión y limitar a los presentes en el mismo sentido. Tiene que idear una modalidad de participación, animar y motivar a los presentes para que se expresen y no coartarlos. También será el encargado de tomar notas, recabar las ideas y sintetizarlas. Finalmente se encargará de resumir el encuentro y compartirlo con los participantes.
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Establecer y respetar un horario
Debemos exigir puntualidad porque el tiempo de todos los involucrados es valioso. Es importante no extender la reunión más de lo acordado y comenzar y terminar a la hora anunciada. Respecto de la duración, no es recomendable que se extienda por más de 45 minutos. En relación a la franja horaria, es aconsejable que se desarrolle antes o después de la jornada laboral para evitar interrupciones.
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Elegir un espacio físico agradable
El ambiente en el que se va a desarrolla la reunión creativa debe ser agradable a los sentidos. Es mejor elegir un sitio con luz natural por sobre uno iluminado artificialmente. Es importante que cuente con la temperatura adecuada. Y, preferentemente, que no sea el espacio físico habitual de trabajo. La disociación con éste generará un clima más desestructurado.
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Generar un clima distendido
Tan importante como el espacio físico es el clima que en él logremos generar. Para ello, podemos establecer horarios inusuales. Estipular el uso de una determinada prenda o accesorio, como lo haríamos en una fiesta temática, le aportará distención y entretenimiento. La presencia del humor y el relato de anécdotas brindarán diversión, complicidad y confianza, muy útiles en esta instancia.
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Promover apertura y seguridad para participar
Todos los participantes deben sentirse libres y seguros de aportar sus ideas en la reunión creativa. Es muy valioso garantizarles que no van a ser ignorados ni juzgados ni criticados. Transmitirles que todas sus ideas son bienvenidas permitirá que pierdan el miedo y que su creatividad fluya.
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Implementar soportes visuales
Implementar dibujos o imágenes asociados al encuentro facilita la concentración de los presentes y evitan distracciones. Graficar las etapas de la reunión y mantenerlas a la vista les servirá de guía y los mantendrá atentos. Plasmar consignas, esquemas y actividades logrará el mismo resultado.
Volcar las ideas aportadas en algún soporte organizará la información y permitirá mantener el hilo del encuentro. Además, mantendrá visibles las ideas y promoverá aportes relacionados y superadores.
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Elegir una o más técnicas para recoger ideas
La reunión creativa puede desarrollarse según diversas técnicas. Lluvia de ideas o Brainstorming, preguntas disparadoras o indagación apreciativa son algunas de ellas. En base a la técnica elegida, se atravesará la divergencia, donde todas las ideas son válidas. Y la convergencia, donde se elegirán algunas en función de las ventajas, las desventajas y los riesgos.
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Resumir y comunicar los resultados de la reunión
Los resultados de la reunión creativa deben ser plasmados en un documento y enviados a todos los asistentes. No solo se sentirán parte si no que contarán con información valiosa y útil. De igual modo, los involucrados deben mantenerse al tanto de los avances de aquellas ideas resultantes en la práctica.
