Constantemente para las empresas emergentes el tema de la nómina se convierte en un terreno poco explorado, a diario sus propietarios se hacen preguntas sobre cuál será el sistema de pago o compensación a implementar para honrar el salario de sus trabajadores. Que surjan preguntas como ¿Mis empleados deben ser asalariados, pagados por hora o por comisión? O ¿Qué otro pago debe incluirse en la compensación total de los mismos? Estas y muchas otras, son más frecuente de lo imaginamos. Sin embargo siempre terminan ajustando sus nóminas al modelo de negocio de la empresa.
- ¿Qué es un sistema de nómina?
La gestión de nómina consiste en remunerar a una persona a cambio de una tarea realizada. Dicha remuneración, consiste en un salario base al que se le pueden agregar bonos, gratificaciones, beneficios en especie que constituyen elementos del salario. Su administración y gestión es responsabilidad tanto del departamento de contabilidad como de Recursos Humanos de una compañía.
Esta se fija libremente entre el empleador y el trabajador, respetando ciertas reglas como, el salario establecido bajo convenios colectivos o al salario mínimo convencional.
- ¿Cómo se paga una Nómina?
Se entiende por gestión de nómina en una empresa el proceso que se inicia con el cobro de todos los elementos individuales y colectivos de los trabajadores de una empresa y finaliza con la declaración de estos elementos a las administraciones:
- Llevar a cabo tareas de recopilación de datos relacionados con la actividad del empleado durante el periodo que corresponda (ausencias, planificación, entre otros).
- Calcular la remuneración, contribuciones y aportes ligados al salario que por normativa corresponde realizar.
- Producir las distintas declaraciones obligatorias por cada empleado (seguridad social, fondo de jubilaciones y pensiones, entre otros).
- Tipos de nómina
Existen muchos tipos de nóminas y métodos para llevar a cabo dicha gestión en una empresa y esta va a corresponder en gran medida al tipo de empleado que sea y las funciones que desempeñe dentro de la organización. Lo más común es que estas se distingan de dos maneras, la primera de ellas la nómina general de empleados y la segunda la nómina de cargos ejecutivos o directivos.
Un factor que se toma en cuenta en esta gestión es el tiempo o periodo que en el que se abonara dicho pago y de qué forma:
- Semanal: De esta manera, generalmente se elige como fecha de corte o pago un día específico a la semana para abonar.
- Quincenales: El empleado recibe su remuneración en dos partes. Un primer pago el día 15 del mes corriente y un segundo pago el último día de ese mismo mes.
- Mensual: Este suele ser el más implementado. Y se realiza el último día hábil de cada mes o los primeros 5 del mes siguiente.
Sin importar cuál sea la rama de una empresa, estas son las modalidades de pago más utilizadas para honrar el salario de un trabajador. Teniendo esto claro las nóminas se manejan de acuerdo al cargo desempeñado y sueldo devengado, pero también pueden existir nóminas por horas trabajadas, honorarios, horas extras, bonificaciones por cumplimiento de objetivos, entre otros.
- Salario
Un asalariado es un trabajador contratado sobre la base de una remuneración fijada al principio por el trabajo a realizar; generalmente recibe una cantidad anual. A menudo ocupan puestos directivos o profesionales.
- Por hora
Al empleado se le paga por hora trabajada y, por lo general, se encuentra en un puesto no ejecutivo a tiempo parcial. La mayoría de los empleados que trabajan por hora no se consideran exentos de las leyes laborales, lo que significa que reciben pago por horas extras cuando exceden la cantidad de horas semanas estipuladas.
- Por comisión
De esta forma se suele compensar a un empleado por su desempeño, ya sea por venta o por alguna tarea realizada. La comisión puede pagarse además o en lugar del salario. Los empleados pagados por hora que también reciben una comisión deben ser pagados con al menos el salario mínimo de los trabajadores pagados por hora.
- Hora extra
Generalmente, la hora o tiempo extra se paga por cualquier hora trabajada que exceda la jornada laboral del empleado más allá de una jornada laboral de 8 horas o una semana laboral de 36, 40 o 44 horas. El pago de esa hora extra va a depender de las leyes laborales correspondientes a cada país.
- Primas o bonificaciones
Una prima o bonificación es una compensación que excede el monto de la nómina especificado como salario base o tarifa por cada hora.
Esta podría generarse, como incentivo, por agradecimiento al lograr un objetivo importante, para elevar su moral o para motivarlos y aumentar su productividad.
- ¿Cuáles son los desafíos de la gestión de nómina?
La nómina está constantemente sujeta a cambios que se dan en las regulaciones y el marco convencional de cada país. Esto implica que las empresas aseguren una vigilancia legal para garantizar lo que se denomina “cumplimiento de la nómina”.
- De hecho, cualquier error cometido al establecer la nómina puede dar lugar a:
- Sanciones en caso de inspección del ente laboral regulatorio. Estas sanciones pueden ser económicas, administrativas e incluso penales.
- Comparecimiento ante tribunales de trabajo en caso de presentarse algún conflicto con un trabajador.
- Una pérdida de tiempo y un riesgo adicional de error en caso de corrección retroactiva.
- En particular, una equivocación al ingresar elementos variables puede conducir a un error en la cadena hasta la declaración social nominativa.
Finalmente, llevar correctamente la gestión de nómina le permitirá mantener y administrar el manejo de recursos en este sentido, al mismo tiempo que usted podrá llevar un detalle de toda la información que surja producto del cumplimiento del pago de salarios y otros beneficios adicionales.
Además, poder realizar proyecciones en cuanto a la operatividad de su compañía y planificarse en base a sus resultados, no solo financieros sino los relacionados con el desempeño de su fuerza laboral. Recuerde que su nómina debe corresponder a su modelo de negocio, pero también apegada al marco legal de su país.
