Desde el mes de diciembre del año 2021, tener un canal de denuncias interno es obligatorio para las empresas que tienen cincuenta o más empleados, de acuerdo a la Directiva Whistleblowing europea. Quizás al leer esta sentencia te preguntes qué es y cuál es la utilidad de garantizar el whistleblowing.
Es por eso que en este artículo te explicaremos acerca del canal de denuncias interno, los objetivos de este y cómo debe funcionar dentro de las organizaciones.
¿Qué es el whistleblowing?
El whistleblowing es la denuncia de irregularidades dentro de una organización, sea privada, pública o no gubernamental. Estas denuncias se pueden llevar a cabo de manera externa (haciéndolo público ante las autoridades o medios de comunicación) o de manera interna (mediante un canal de denuncias interno). En el caso de que se decida hacerlo de manera interna, se hace en el canal creado e implementado por la organización para ese fin.
El concepto de whisteblowing es de origen anglosajón y con el tiempo se ha importado a otras partes del mundo. Regiones como la UE han desarrollado sus propias normativas para regularlo y, sobre todo, para proteger al denunciante de esa posible irregularidad, infracción o delito.
Y es que, en el pasado, la falta de regulaciones sobre la protección de los denunciantes, de su anonimato y contra posibles represalias, ha lastrado el uso de los canales internos para reportar posibles violaciones.
Pero con la entrada en vigor de la directiva sobre whistleblowing se espera que más personas utilicen los canales de denuncia de las empresas. Esto ayudaría a las organizaciones a poner fin a comportamientos ilícitos y a garantizar unas buenas prácticas internas.
Para ello, la medida de la Unión Europea marca varios aspectos críticos:
- En el canal de denuncias se debe permitir recoger las infracciones o alertas relacionadas con la intimidad personal, seguridad laboral, contratación pública, o cualquier situación que se considere irregular.
- Habilitar este canal es de obligatorio cumplimiento tanto en el sector público como el privado para las empresas con 50 o más personas contratadas.
- Para el tratamiento de la denuncia se deben designar personas imparciales que ejecuten la tramitación con una total garantía de confidencialidad. Además, para un seguimiento adecuado, debe producirse un acuse de recibo de la denuncia en un plazo de 7 días. Asimismo, se determina un plazo máximo de 3 meses para la resolución del proceso.
- La protección de los whistleblowers es un requisito esencial de la norma. En este sentido, se define como denunciante a la persona física que comunica las infracciones cometidas en el ámbito de la actividad laboral.
En resumen, con esta directiva acerca del whistleblowing se busca promover un entorno más ético en las empresas, estableciendo canales de denuncia de conductas ilícitas y con garantías para el denunciante.
Características de un canal de denuncias interno eficiente
Para que un canal de denuncias o sistema interno de whistleblowing sea efectivo, debe cumplir con las siguientes condiciones:
- Ser accesibles: debe ser un mecanismo fácil y rápido de usar, al que todos los empleados puedan acceder de manera expedita.
- Garantizar la confidencialidad: es vital salvaguardar la identidad de los denunciantes manteniéndolos en el anonimato para protegerlos ante posibles represalias.
- Formar a los empleados: se debe comunicar la existencia del mecanismo de denuncias, su funcionamiento y los objetivos que persigue. Asimismo, los colaboradores deben conocer el proceso y formato de presentación de una denuncia, así como la comunicación de la misma al afectado.
- Revisar el funcionamiento del canal de denuncias con periodicidad: si es preciso, se puede solicitar una auditoría externa que permita detectar y subsanar posibles errores del sistema.
- Establecer un marco sancionador adecuado: es necesario un sistema disciplinario que imponga las sanciones en completa correlación con el cumplimiento de la ley o las normativas internas de la empresa.
- Informar a los representantes de los empleados sobre todo lo relacionado al canal de denuncias de la organización.
¿Por qué la denuncia de irregularidades es beneficiosa para las empresas?
Es real que los informantes dan un servicio importante a las organizaciones y a la sociedad en general. Es más, si estos asuntos se resuelven de manera interna antes de hacerse públicos, las organizaciones pueden evitar daños a su reputación y multas sustanciales.
Un ejemplo, en 2019 la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos aplicó sanciones a empresas de ese país por un total de 2.900 millones de dólares.
Es por eso que implementar un canal de whistleblowing permite denunciar los casos de forma confidencial y evitar sanciones económicas. La experiencia demuestra que las empresas pierden alrededor del 7 % de su facturación anual por infracciones.
En este sentido, las denuncias internas ayudan a descubrir una parte importante de estos casos y reducir los daños financieros que pueden provocar.
Pero veamos más detalladamente las ventajas del whistleblowing:
- Crea una imagen de transparencia en la marca. Al favorecer la comunicación libre y confidencial entre el equipo de trabajo y la alta dirección, la empresa proyecta la capacidad de enfrentar de modo abierto los conflictos. Un negocio con una reputación de transparencia está en mejor posición para atraer inversiones y clientes.
- Representa una muestra de compromiso. Es un sistema que le da valor al código ético de la organización. Pues al crear mecanismos efectivos para evitar posibles irregularidades, se compromete con sus valores y, por lo tanto, con su aporte a la sociedad. Si además el whistleblowing se abre a clientes y proveedores, este compromiso se refuerza.
- Reduce costes reputacionales y económicos. Los incumplimientos y violaciones de las leyes y normas siempre representan un coste para la compañía, ya sea a nivel reputacional o económico. Detectarlos con antelación y gestionarlos de manera correcta reduce considerablemente estos costos.
En resumen, desarrollar un canal de denuncias interno es una obligación para aquellas empresas con cincuenta o más empleados. Su principal objetivo es la denuncia y solución de irregularidades o infracciones dentro de las organizaciones. Además de la protección de los informantes guardando en secreto su identidad; permitiendo además la recepción y tramitación de las denuncias anónimas.
